Klantportaal laten maken voor meer grip op processen

Je ziet het steeds vaker voorbij komen: bedrijven die hun klantportalen inzetten om de dienstverlening te verbeteren. Met een klantportaal worden processen duidelijker en makkelijker, verbeter je de relatie met je klanten en bespaar je tijd en kosten. In deze blog lees je wat een klantportaal precies is, waarom het de moeite waard is om erin te investeren, welke verschillende soorten klantportalen er bestaan, hoe de veiligheid wordt gegarandeerd en op welke manier wij jou kunnen helpen bij het ontwikkelen van een klantportaal op maat.

Wat is een klantportaal?

Een klantportaal (ook wel client portal genoemd) is een beveiligde online omgeving waarin klanten 24/7 toegang hebben tot persoonlijke informatie, documenten en diensten. Het portaal maakt directe interactie mogelijk tussen de klant en de organisatie. Daarnaast fungeert een klantportaal als self service-tool: een klantportaal op je website geeft klanten de mogelijkheid om zelf zaken te regelen, zonder tussenkomst van een medewerker. Dit bespaart tijd voor zowel de klant als de organisatie en zorgt tegelijkertijd voor meer efficiëntie in de manier van werken binnen de organisatie.

Waarom kiezen voor een klantportaal?

Een klantportaal levert je organisatie tal van voordelen op. De belangrijkste zetten we hieronder voor je op een rij:

Hogere klanttevredenheid

Met een klantportaal kunnen klanten eenvoudig hun zaken zelf regelen. Daarbij kun je jouw klanten een gepersonaliseerde ervaring bieden, waarbij het portaal zo wordt ingericht dat iedere klant alleen ziet wat voor hem of haar belangrijk is. Dit verhoogt de gebruikservaring aanzienlijk, waardoor klanten zich beter geholpen voelen, sneller antwoord op hun vraag krijgen en meer regie ervaren.

Veilige en centrale communicatie

Geen losse e-mails meer met gevoelige informatie. Alles verloopt via één beveiligd portaal dat voldoet aan privacy- en AVG-eisen. Dankzij versleutelde communicatie is de informatie alleen toegankelijk voor bevoegde personen.

Efficiëntere processen

Met een klantportaal kun je veel terugkerende bedrijfsprocessen en taken automatiseren, zoals het versturen van facturen, het bevestigen van bestellingen of het geven van statusupdates. Dankzij deze geautomatiseerde processen zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden.

Schaalbaarheid

Een klantportaal kan meegroeien met de organisatie. Naarmate je bedrijf groter wordt of nieuwe diensten aanbiedt, kunnen er eenvoudig extra functies worden toegevoegd. Dit maakt het portaal schaalbaar en toekomstbestendig.

Betere communicatie

Via het portaal kunnen berichten, notificaties en updates direct met klanten worden gedeeld. Dit voorkomt misverstanden en versnelt de communicatie. Daarnaast levert de interactie via het portaal waardevolle inzichten op in de vragen en specifieke behoeften van klanten. Zo kan het bijvoorbeeld een belangrijk signaal zijn wanneer meerdere klanten dezelfde vraag op het portaal stellen.

Verschillende soorten klantportalen

Er zijn grofweg drie soorten klantportalen te onderscheiden. Hieronder lichten we ze verder toe:

B2C Klantportalen

Met B2C wordt Business-to-Consumer bedoeld: een situatie waarbij een bedrijf zich met zijn klantportaal direct richt op particuliere consumenten als doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan het klantportaal van een webshop, waar klanten hun gegevens, bestellingen en facturen kunnen inzien, retourzendingen kunnen volgen of eenvoudig contact kunnen opnemen met de klantenservice.

Dit hoeft echter niet uitsluitend gericht te zijn op webshops. Ook andere organisaties die consumenten bedienen kunnen een B2C-portaal aanbieden, zoals een zorgorganisatie die een klachtenportaal aanbiedt voor haar patiënten of een sportschool waar leden eenvoudig hun abonnementen en reserveringen beheren.

B2B Klantportalen

B2B (Business-to-Business) klantportalen richten zich op zakelijke klanten of partners. Bedrijven of afdelingen krijgen hiermee toegang tot een centrale omgeving waar ze gegevens, documenten en processen beheren die belangrijk zijn voor de samenwerking. Denk aan een inkoopportaal voor bestellingen en facturen, een HR- en payrollportaal voor salarisadministratie en rapportages of een samenwerkingsportaal voor projectdocumenten en planningen.

Klantportalen voor overheden en gemeenten

Naast klantportalen voor B2B en B2C zijn er ook portalen voor overheden en gemeenten. Deze portalen maken het mogelijk om inwoners van een bepaalde gemeente of overheid snel en eenvoudig toegang te geven tot hun persoonlijke gegevens en diensten. Denk bijvoorbeeld aan een gemeentelijk klantportaal waar inwoners online vergunningen kunnen aanvragen, meldingen van overlast kunnen doorgeven of inzicht krijgen in hun gemeentelijke belastingen.

Veiligheid van een klantportaal

Bij een klantportaal worden diverse technische en organisatorische maatregelen genomen om een beveiligde omgeving te creëren. Hierbij kan gedacht worden aan:

Versleutelde verbindingen (SSL/TLS): alle communicatie tussen gebruiker en portaal verloopt via beveiligde verbindingen, zodat gegevens niet kunnen worden onderschept.
Authenticatie en autorisatie: gebruikers moeten inloggen met betrouwbare methoden, bijvoorbeeld via tweefactorauthenticatie (2FA) of eHerkenning (bij overheidsportalen). Daarnaast bepaalt autorisatie welke gegevens of functionaliteiten iemand mag zien of gebruiken.
Beveiligde opslag: belangrijke informatie en gevoelige data worden versleuteld opgeslagen in databases en regelmatig geback-upt.
Regelmatige updates en monitoring: om beveiligingslekken te voorkomen is het essentieel dat de software up-to-date blijft en verdachte activiteiten continu gemonitord worden.

Klantportaal op maat laten ontwikkelen

Ben jij op zoek naar een klantportaal dat perfect aansluit op jouw processen en volledig op maat is gemaakt? Met onze expertise kunnen wij een klantportaal ontwikkelen dat naadloos aansluit bij jullie organisatie, jullie workflow optimaliseert en een gebruiksvriendelijke ervaring biedt voor zowel medewerkers als klanten.

Onze aanpak voor jouw organisatie

Wij werken met een duidelijke en doordachte aanpak die aansluit op de wensen en doelstellingen van jouw organisatie. Gedurende het traject zorgen we voor vaste contactmomenten om feedback te geven, waardoor je actief meedenkt en we samen tijdig kunnen bijsturen. Zo werken we efficiënt en gericht naar het beste resultaat.

Onze stappen:

Intake en analyse: We starten met een grondige inventarisatie van jouw processen, uitdagingen en wensen. Daarbij kijken we naar de behoeften van jouw organisatie én van de specifieke gebruikers van het portaal. Zo krijgen we een helder beeld van welke functionaliteiten en integraties nodig zijn om het portaal effectief te laten werken.
Concept en ontwerp: Op basis van de analyse ontwerpen we een klantportaal dat gebruiksvriendelijk en visueel aantrekkelijk is. Hierbij staat de gebruikerservaring centraal: het portaal moet intuïtief en prettig in gebruik zijn, zodat klanten of medewerkers eenvoudig hun weg vinden.
Ontwikkeling op maat: Vervolgens gaan we aan de slag: we ontwikkelen een maatwerk klantportaal dat precies aansluit op jouw wensen. Daarbij maken we gebruik van moderne technologieën zoals PHP (Laravel, Filament, Flarum) en JavaScript-frameworks (React, Vue) in combinatie met Inertia.js. Welke technieken en koppelingen we inzetten, hangt af van de case, de vereisten en de gewenste integraties.
Testen en optimaliseren: Voor de oplevering wordt het portaal uitgebreid getest op prestaties, veiligheid en gebruiksgemak. Zo zorgen we dat alles vlekkeloos werkt en klaar is voor gebruik.
Oplevering en begeleiding: Na de oplevering begeleiden we jouw organisatie bij het inzetten van het klantportaal en geven we advies, zodat je er direct het maximale uit kunt halen.
Doorontwikkeling: Omdat organisaties en behoeften veranderen, kan het klantportaal eenvoudig worden uitgebreid of aangepast. Zo blijft het portaal aansluiten bij jouw processen en de verwachtingen van je gebruikers.

Met deze aanpak krijg je een klantportaal dat betrouwbaar werkt en afgestemd is op de behoeften van jouw organisatie.

Samenwerken?

Wil je ontdekken hoe wij jou kunnen ondersteunen met een klantportaal op maat of heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op. We staan klaar om met je mee te denken en je te adviseren over de oplossing die het beste past bij jouw organisatie.